Najważniejsze w skrócie
- Zbuduj trzy poziomy: dashboard zarządu, dashboard managera i stronę główną handlowca. Każdy odpowiada na inne pytania.
- Uzgodnij definicje KPI przed budową. Większość sporów o dashboardy to spory o definicje.
- Ogranicz dashboard do 6–9 komponentów odpowiadających na jedno jasne pytanie.
- Dodaj dashboard jakości danych, bo liczby zarządu są tak dobre jak rekordy pod nimi.
W większości orgów, które widzimy, są dziesiątki dashboardów i ani jednego, któremu ufa zarząd. Rozwiązaniem rzadko jest więcej wykresów. Jest nim mniej dashboardów, każdy dla jednej grupy odbiorców, oparty na definicjach, które wszyscy akceptują.
Oto struktura, której używamy, z KPI na każdym poziomie i ich definicjami.
Zacznij od definicji
Zanim zbudujesz pierwszy raport, zapisz, co znaczy każda liczba. Krótki słownik KPI zapobiega klasycznej poniedziałkowej kłótni, w której dwóch managerów przynosi dwie różne wartości pipeline.
| KPI | Definicja |
|---|---|
| Otwarty pipeline | Suma kwot otwartych szans z datą zamknięcia w okresie |
| Win rate | Wygrane ÷ (wygrane + przegrane), liczbowo, dla szans zamkniętych w okresie |
| Średnia wartość szansy | Kwota wygranych ÷ liczba wygranych szans |
| Cykl sprzedaży | Średnia liczba dni od utworzenia do zamknięcia, tylko wygrane |
| Pokrycie pipeline | Otwarty pipeline w okresie ÷ pozostały plan na okres |
| Trafność prognozy | Wygrane na koniec kwartału ÷ prognoza commit w ustalonym momencie, np. w 4. tygodniu |
Zdecyduj też, czy kwoty są netto, w jakiej walucie raportujesz i czy odnowienia liczą się jako nowa sprzedaż. Umieść słownik tam, gdzie każdy go znajdzie.
Poziom 1: dashboard zarządu
Odbiorcy: prezes, dyrektor sprzedaży, raporty dla rady nadzorczej. Pytanie: czy zrealizujemy plan i czy biznes jest zdrowy?
Proponowane komponenty:
- Wygrane w kwartale względem celu
- Prognoza commit i best case względem planu
- Otwarty pipeline wg etapów na dwa kolejne kwartały
- Trend win rate z ostatnich czterech kwartałów
- Trend średniej wartości szansy i cyklu sprzedaży
- Pipeline utworzony w tym miesiącu wg źródła
Wszystko na jednym ekranie. Zarząd patrzy na niego dwie minuty przed spotkaniem; każdy komponent musi być czytelny bez klikania.
Poziom 2: dashboard managera
Odbiorcy: managerowie sprzedaży i liderzy zespołów. Pytanie: którzy handlowcy i które szanse wymagają mojej uwagi w tym tygodniu?
Proponowane komponenty:
- Realizacja planu wg handlowca
- Pokrycie pipeline wg handlowca
- Szanse w kategorii commit bez aktywności od 14 dni
- Szanse z datą zamknięcia w przeszłości
- Konwersja między etapami w zespole
- Aktywności zalogowane przez handlowców w tym tygodniu
To ten dashboard zmienia zachowania. Manager, który widzi pięć szans commit bez aktywności, zapyta o nie na spotkaniu one-to-one.
Poziom 3: strona główna handlowca
Odbiorcy: account executives i SDR-zy. Pytanie: co mam dziś zrobić?
Zamiast osobnego dashboardu umieść kilka komponentów na stronie głównej Lightning:
- moje otwarte szanse zamykające się w tym miesiącu
- moje zadania na dziś i zaległe
- moja realizacja planu
- moje szanse bez next step
Handlowcy otwierają Salesforce wiele razy dziennie. Ich własne liczby na stronie głównej działają lepiej niż kolejny dashboard, którego nikt nie odwiedza.
Ten, o którym większość zapomina: jakość danych
Każda z powyższych liczb zależy od czystych rekordów. Mały dashboard jakości danych pokazuje, czy zarząd może ufać pozostałym trzem:
- odsetek szans bez next step lub daty zamknięcia
- odsetek duplikatów kont i kontaktów
- zaległe szanse z datą zamknięcia w przeszłości
- nieaktywni użytkownicy z aktywną licencją
Przeglądaj go raz w miesiącu. Gdy ten dashboard się poprawia, spory o pozostałe liczby słabną.
Praktyczne wskazówki
- Używaj własnych typów raportów, gdy standardowe nie mają potrzebnych pól, zamiast eksportować do Excela.
- Ustaw sensownego running usera. Dashboard uruchamiany jako administrator pokazuje wszystko; uruchamiany jako oglądający respektuje jego uprawnienia.
- Zaplanuj subskrypcje, by dashboard zarządu trafiał do skrzynek w poniedziałek rano.
- Te same kolory dla tych samych rzeczy. Jeśli wygrane są zielone na jednym wykresie, niech będą zielone wszędzie.
- Dodaj krótki opis każdego komponentu: co pokazuje i której definicji używa.
Te trzy poziomy, na danych demonstracyjnych, możesz zobaczyć na stronie przykładowych dashboardów OrgStewards. Jeśli chcesz je mieć w swoim orgu, pakiet dashboardów obejmuje warsztat KPI, raporty i dashboardy.
Najczęstsze pytania
Ile komponentów powinien mieć dashboard Salesforce?
Salesforce pozwala na 20 komponentów, ale zwykle właściwa liczba to 6–9. Jeśli potrzeba więcej, dashboard odpowiada prawdopodobnie na więcej niż jedno pytanie i warto go podzielić.
CRM Analytics czy standardowe dashboardy?
Zacznij od standardowych raportów i dashboardów. Są w licencji i pokrywają większość potrzeb małych zespołów. CRM Analytics lub zewnętrzne narzędzie BI rozważ, gdy musisz łączyć Salesforce z innymi danymi albo potrzebujesz zaawansowanych trendów.